Im Hinblick auf die Wirkungsmacht der Bürogestaltung hat das Fraunhofer Institut im Zuge einer Studie beobachten können, dass sich die Zufriedenheit mit der Büroumgebung eindeutig mit den folgenden vier Aspekten in Zusammenhang bringen lässt: Wohlbefinden, Motivation, Commitment und Performance. Interessant ist ebenfalls die Tatsache, dass die Einflussnahme der Büroumgebung auf die Zufriedenheit der Belegschaft in den vergangenen Jahren gestiegen ist. Obwohl oder vielleicht auch weil wir immer weniger Zeit im Büro verbringen, wird dieser Ort und seine Gestaltung für uns immer wichtiger. Betrachte man nun den Ist-Zustand, wird erkennbar, dass nur ca. 20% der Beschäftigten aus der Studienstichprobe mit ihrer Büroumgebung sehr zufrieden sind. Hingegen existiert bei etwa 40% ein Handlungsbedarf im Hinblick auf die Arbeitsplatzgestaltung. Aus den erläuterten Forschungsergebnissen lässt sich entsprechend eindeutig ableiten, dass die Büroumgebung ein wichtiges Aktionsfeld für Unternehmen darstellt, um ihre Mitarbeiter positiv zu beeinflussen. Doch wie kann eine leistungssteigernde Umgebung konkret aussehen?
Um die Frage zu beantworten, muss zuerst einem geklärt werden, welche Faktoren der Bürogestaltung eine signifikante positive oder negative Wirkung auf die Belegschaft aufweisen. Einen besonders positiven Einfluss auf die Mitarbeitenden weisen die folgenden Aspekte auf: Zufriedenheit mit der Möblierung und Akustik, Rückzugsmöglichkeiten sowie Erholungs- und Pausenmöglichkeiten, Verfügbarkeit und Vielfalt von Besprechungsmöglichkeiten, vorhandene Farbigkeit und Lässigkeit, gute IT-Ausstattung und sogenannte „Meeting-Points“ für spontane Begegnungen und Gespräche mit Kollegen. Auf der anderen Seite existieren auch einzelne Aspekte der Arbeitsumgebung, die sich auf besonders negative Weise auf das Arbeitsverhalten der Belegschaft auswirken können. Dazu zählen: zu hohe Arbeitsplatzdichte und zu viel Personenverkehr, ständige Beobachtung am Arbeitsplatz, zu grelle Lichterverhältnisse aber auch eine zu geringe Beleuchtung, zu trockene Luft, wie auch eine zu hohe Temperatur und zuletzt auch Gefühle der Isolation.
Wir sehen also, dass zahlreiche räumliche Faktoren zu einem Motivationsaufschwung, jedoch auch zu einer Motivationsabnahme führen können. Experten schlagen aufgrund dessen vor, bei der Bürogestaltung zukünftig auf Multifunktionalität zu setzen, da weder Cubicles, noch Einzelbüros und auch keine offenen Räume allein alle positiven Faktoren mit sich bringen. Ein Mix aus Orten, die zum individuellen Lernen, zum gemeinsamen Diskutieren und zum konzentrierten Arbeiten konzipiert sind, soll das Optimum bieten. Eine zukunftsorientierte Umgestaltung des gesamten Büros ist jedoch sehr aufwendig, weshalb wir zusätzlich einige Handlungsempfehlungen gesammelt haben, durch welche im bestehenden Umfeld bereits starke Motivationssteigerungen erreicht werden können:
- Flächeneffizienz: Bei geringer Arbeitsplatzdichte sollte auf die flexible Arbeitsplatznutzung zurückgegriffen werden, statt auf festen Arbeitsplatzzuweisungen zu beharren.
- Abstand: In der Regel sollte ein Mindestabstand zweier Arbeitsplätze von 80 cm nicht unterschritten werden.
- Geräuschkulisse: Der Geräuschpegel ist im Großraumbüro ein Dauerstreitpunkt. Um den Störfaktor einzudämmen, helfen Rückzugsräume oder Besprechungsräume.
- Rückzugsmöglichkeiten: Rückzugsräume sind nicht nur aufgrund der Geräuschkulisse notwendig, sondern helfen auch dabei, kurz durchzuatmen und die Gedanken zu ordnen.
- Hygiene und Ordnung: Fordern sie ihre Mitarbeiter dazu auf, ihre eigenen Arbeitsplätze sauber und geordnet zu halten. Mit einem geordneten Arbeitsplatz steigt die Leistungsfähigkeit und Kollegen fühlen sich nicht gestört.
- Gespräche und Pausen: Ebenso sollten die Arbeitswege im Büro so gestaltet sein, dass „Meeting-Points“ entstehen. Kurze Pausen und Gespräche mit Kollegen steigern die Zufriedenheit und Motivation.
- Temperatur: Auch hier hilft, ähnlich wie bei der Nutzung von dichten Arbeitsflächen, eine flexible Arbeitsplatzzuweisung. So können sich jene Mitarbeitende zueinandergesellen, die ähnliche Temperaturen präferieren.
- Design: Zur Energieförderung werden Designaspekte, wie Grünpflanzen oder Farbtupfer, zum Beispiel in Form von Bildern, empfohlen.
- Natürliches Licht: Das natürliche Licht wirkt laut Studien am positivsten auf die Leistungsfähigkeit. Besteht jedoch nicht die Möglichkeit, ausreichend Büros an Fensterplätzen anzusiedeln, kann durch künstliche Lichtverhältnisse nachgeholfen werden.
- Individualität: Die Selbstverwirklichung am Arbeitsplatz sollte erlaubt sein. So wird der Arbeitsplatz mit Persönlichkeit besetzt, wodurch der Mitarbeiter sich emotional bindet können. Bei dem Modell der flexiblen Arbeitsplatznutzung, kann auch ein Appell an Mitarbeitende zur gemeinsamen Gestaltung des gesamten Büros gerichtet werden.
