Konkret lässt sich das Assessment-Center als Phase im Bewerbungsprozess beschreiben, bei welcher die persönlichen Kompetenzen eines Bewerbers im Hinblick auf die ausgeschriebene Stelle und daran angepasste Kriterien sowie Organisationsziele bewertet werden. Mithilfe der Zusammenführung von erfassten und gewünschten Merkmalen können Personalverantwortliche beurteilen, wie die zukünftigen Verhaltensweisen im Arbeitsalltag eines Bewerbers ausfallen werden. Die möglichst konkrete und von Fehlern bereinigte Beurteilung des zukünftigen Arbeitsverhaltens ist somit das Hauptziel des Assessment-Centers. Eine derartige Bewertung fördert wiederum strategische Potenzialanalysen und Personalentwicklungen im Unternehmen.
Die Ziele des Assessment-Centers lassen sich jedoch nur unter einer unverzichtbaren Voraussetzung erreichen. Die Voraussetzung ist ein definiertes Anforderungsprofil, welches bereits vor der Stellenausschreibung feststehen muss. Das Anforderungsprofil wird typischerweise mithilfe einer Anforderungsanalyse ermittelt. Im Zuge der Analyse werden im Hinblick auf eine Position relevante Tätigkeiten erarbeitet sowie Zusammenhangsanalysen dazu ermittelt, welche Eigenschaften und Schlüsselqualifikationen die erfolgreiche Bewältigung von bestimmten Aufgaben bedingen. Darüber hinaus wird auch ermittelt, wie der qualitative Personalbedarf in Zukunft wahrscheinlich aussehen wird. So entsteht eine Liste von konkret definierten und fachspezifischen Anforderungen. Das Anforderungsprofil hilft schließlich nicht nur bei wichtigen Personalentscheidungen, sondern trägt auch zur Akzeptanz und Legitimierung jener Entscheidungen bei.
Der konkrete Ablauf eines Assessment-Centers könnte dann wie folgt aussehen:
- Anforderungsanalyse und Anforderungsprofil erstellen: Wie bereits erläutert, ist die Ermittlung einer Anforderungsprofils das A und O eines zielführenden Assessment-Centers. An dieser Stelle werden Anforderungen definiert, die später mit den tatsächlichen Kompetenzen der Bewerber verglichen werden.
- Verknüpfung von Anforderungsprofil und Aufgabentypen: Um den Vergleich von Anforderung und Gegebenheit zu ermöglichen, sollten anforderungsspezifische Aufgaben erarbeitet werden, durch welche die Kompetenzen der Bewerber gezielt hervorgebracht werden können. Ganz typisch und nahezu bei jedem Anforderungsprofil eingesetzt wird die sogenannte „Postkorbaufgabe“. Dabei werden, heutzutage E-Mail-Fächer statt Postkörbe, geordnet und priorisiert. Andere Aufgaben könnten Rollenspiele, Diskussionen, oder Präsentationen sein.
- Interne und externe Ausschreibungen schalten: Einige wesentliche Anforderungen sollten bereits in den Stellenausschreibungen in Form von positionstypischen Tätigkeiten aufgelistet werden. Hierbei wird zur ersten groben Sortierung indirekt an die Selbsteinschätzung der Interessenten appelliert.
- Auswahl von Assessment-Center Stationen und Planung: Nachdem die Bewerbungen in den Status der Einladungen übergegangen sind und bekannt ist, wie viele Bewerber infrage kommen, werden organisatorische Planungen vorgenommen. Es wird unter anderem geplant, wie das Assessment-Center örtlich und zeitlich stattfinden wird. Die organisatorische Planung resultiert wiederum aus der Auswahl der Stationen, die die Bewerber durchlaufen sollen. In der Fachliteratur wird eine große Anzahl von Stationen empfohlen. Alle erarbeiteten Informationen werden den Bewerbern bereitgestellt (Raumplan, Bewertungsbogen, Material etc.)
- Beobachtergruppe zusammenstellen: Nun wird ein Beobachterteam zusammengestellt, welches Entscheidungsträger und gegebenenfalls Funktionäre vereint. Die Beobachtergruppen sollten jeweils fachlich qualifiziert und mit menschlichen Bewertungsprozessen vertraut sein. Eine Schulung könnte die Qualitätsvoraussetzungen der Beobachtenden weiter verbessern.
- Durchführung: Sind beide Parteien entsprechend vorbereitete und die Planung abgeschlossen, kann die Durchführung beginnen. Diese findet regelgebunden und mit großer Achtsamkeit auf Transparenz und Fairness statt.
- Rückmeldungsgespräche: Die Bewertungsergebnisse werden den Teilnehmern schließlich transparent, individuell und konstruktiv mitgeteilt.
- Abstimmung über konkrete Maßnahmen: Daraufhin wird unter den Beobachtenden abgestimmt, welche Maßnahmen sich aus dem Assessment-Center ergeben sollen. Hier geht es um die endgültige Personalauswahl bzw. Auswahl von Personalentwicklungsangeboten.
- Verfahrensevaluation und Dokumentation: Zuletzt gilt es zur zukünftigen Optimierung das Verfahren bzw. operative und strategische Aspekte des Verfahrens kritisch zu reflektieren. Die einzelnen Schritte des Assessment-Centers sollten zudem zum Nutzen des Datenerhalts ausführlich dokumentiert werden.
Insgesamt profitiert ein Unternehmen wirtschaftlich von einem entsprechenden Einsatz, da vorhandene Ressourcen (Anforderungsprofile) effektiv genutzt werden. Ebenso bedeutet eine schlechte Personalentscheidung unnötige Ausgaben und soziale Probleme, wie z.B. Unterforderung oder schlechte Führungspersonen. Als negativer Aspekt können Kosten herangeführt werden, die durch das Assessment-Center entstehen (Personalkosten, Zeit, Material, Datensammlung etc.). Jedoch gehen Experten davon aus, dass die hohen Personalleistungen, die mit dem Assessment-Center einhergehen, die zuvor entstandenen Kosten relativieren.
