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Richtig Absagen auf Bewerbungen

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10.05.2024

Eine wertschätzende und professionelle Kommunikation hört bei Absagen auf Bewerbungen nicht auf. Die Bewerbungsphase ist für Kandidaten oft eine Zeit der Hoffnung und Anspannung, weswegen Sie als Arbeitgeber Wert auf die Gefühle Ihres Gegenübers legen sollten, die schon wegen der Ansage missgestimmt sein werden. Doch richtige Absagen auf Bewerbungen zu geben, erfordert einiges an Übung.

Richtig Absagen auf Bewerbungen

Lesezeit: 5 Minuten

Müssen Absagen auf Bewerbungen sein?

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, schriftlich abzusagen. Dennoch sollten Sie sich in die Lage des Bewerbers versetzen, der möglicherweise noch Wochen später hofft, dass er eine Einladung zum Bewerbungsgespräch oder eine Zusage erhält. Für Ihr positives Employer Branding sollten Sie sich die Zeit nehmen, Absagen zu kommunizieren.

Wichtige Aspekte bei Absagen auf Bewerbungen

Es gibt drei sehr essenzielle Punkte, die Sie grundsätzlich bei Absagen auf Bewerbungen beachten sollten.

Zeitnahe KommunikationProfessionalitätVertraulichkeit und Datenschutz
Bemühen Sie sich, Absagen so schnell wie möglich zu kommunizieren, um den Bewerbern unnötiges Warten zu ersparen.Behalten Sie bei allen Absagen stets eine professionelle und respektvolle Kommunikation bei, um das Ansehen Ihres Unternehmens zu wahren.Achten Sie darauf, vertrauliche Informationen über andere Bewerber oder interne Entscheidungen nicht preiszugeben.

Wie lange darf ich mir mit der Absage Zeit nehmen?

Zwar sollten Sie sich nicht mehrere Wochen Zeit lassen, um einem Bewerber abzusagen, allerdings sollte diese auch nicht sofort erfolgen – selbst dann nicht, wenn Sie auf den ersten Blick sehen, dass Sie nicht zusammenkommen. Andernfalls könnten Sie den Eindruck vermitteln, sich nicht ausreichend mit den Fähigkeiten beschäftigt zu haben.

Im Erstkontakt nach Bewerbungseingang sollten Sie vermitteln, dass die Unterlagen gesichtet werden – dies kann beispielsweise durch eine automatisierte Antwortfunktion erfolgen. Der Nächstkontakt sollte innerhalb von 14 Tagen stattfinden und eine Einladung zum Gespräch oder eine Absage beinhalten.

Tipp: Bedenken Sie, dass die Zeit auch gegen Sie spielt. Umso länger Sie sich mit einer Entscheidung Zeit lassen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Bewerber bereits woanders eine Anstellung gefunden hat.

Absagen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsprozesses

Absagen nach dem Eingang der Bewerbung

Haben Sie eine Bewerbung erhalten, die nicht den Anforderungen entspricht oder nicht zum aktuellen Bedarf passt, ist es wichtig, dass Sie dem Bewerber so schnell wie möglich eine Rückmeldung geben. Eine schnelle Absage zeigt Wertschätzung für die investierte Zeit des Bewerbers und ermöglicht es ihm, sich auf andere Möglichkeiten zu konzentrieren.

Absagen nach dem Vorstellungsgespräch

Rufen Sie den Bewerber nach dem Vorstellungsgespäch ruhig persönlich an, um ihn für seine Zeit und Vorstellung zu bedanken und ihn von der Absage in Kenntnis zu setzen. Gern gesehen wird, dass Sie sich die Zeit nehmen, konstruktives Feedback zu geben, welches dem Bewerber während seiner Jobsuche weiterhelfen könnte.

Absagen nach dem Auswahlprozess

Sollten Sie sich nach dem Auswahlprozess gegen den Bewerber entschieden haben, geben Sie ihm gerne konstruktives Feedback (sofern es gewünscht ist), wenn Sie ihm absagen. Lassen Sie Ihre Begründung dabei nicht zu knapp auffallen, sondern seien Sie sachlich und strukturiert.

Was muss in einer Absage enthalten sein

Viele Absagen werden als nötiges Übel gesehen, dabei entscheiden Sie maßgeblich über Ihre Außenwirkung.

  • Formulieren Sie ein Danke für das Interesse des Bewerbers und seine Vorstellung.
  • Die Absage, die den Bewerber höflich davon in Kenntnis setzt, dass er die Stelle nicht besetzen wird.
  • Optional: Geben Sie ihm kurzes Feedback zu den Stärken des Bewerbers oder zu den Gründen der Absage.
  • Geben Sie ihm ein gutes Gefühl, in dem Sie ihn bestärken, sich weiterzubilden und weiterzubewerben.
Tipp: Versetzen Sie sich hierbei in die Lage des Bewerbers: Wie sieht die Absage aus, die für Sie professionell und einfühlsam zugleich ist?

Die große Sorge: Klagen wegen Diskriminierung

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches seit 2006 gilt, stellt viele Unternehmen vor die große Frage, wie sie eine Absage formulieren, ohne danach eine Klage am Hals zu haben. Dies passiert in der Regel dann, wenn der Eindruck vermittelt werden könnte, dass Sie Ihre Entscheidung aufgrund Alter, Geschlecht, Religion, Herkunft, sexueller Orientierung oder Behinderung treffen.

Da beim Empfänger nicht immer das ankommt, was der Sender ausdrücken möchte, verzichten viele Unternehmen auf eine Begründung, um sich gar nicht erst mit einem Rechtstreit auseinanderzusetzen zu müssen. Das allerdings frustiert die Bewerber aber zusätzlich zu der Absage. Der beste Tipp für diesen Zwiespalt ist, einen Fachjuristen ins Boot zu holen, welcher für Sie ein paar Vorlagen vorbereitet, die rechtskonforme Formulierungen beinhalten.

Besondere Schwierigkeiten ergeben sich bei schwerbehinderten Bewerben. Dazu ist zu wissen, dass Sie die Bewerbung selbst zunächst nicht bearbeiten dürfen, sondern dafür die Schwerbehindertenvertretung zuständig ist. Erst im Laufe des Bewerbungsprozesses können Sie eine Entscheidung für oder gegen den Bewerber fällen – und dann entsprechend vorsichtig bei der Formulierung der Absage sein.

Vergleichsweise einfach sind Sie aus dem Schneider, wenn Sie bereits die Schwerbehindertenquote erfüllen. In diesem Fall reicht eine formlose Absage. Wenn Sie die Quote allerdings nicht erfüllen, sind Sie zu der Angabe der Gründe rechtlich verpflichtet.

Eine Absage muss nicht endgültig sein

Ganz oft erreichen Sie Bewerbungen, die Sie zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht berücksichtigen können. Für einen späteren Zeitpunkt, zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann ein sogenannter „Bewerberpool“ hilfreich sein, um schnell neue Talente zu finden.

Allerdings müssen Sie dabei das gültige Datenschutzgesetz beachten, welches vorschreibt, dass Bewerberdaten spätestens nach Ablauf einer Frist von zwei Monaten gelöscht werden müssen. Um dies zu verhindern, können Sie nachfragen, ob er mit der Speicherung seiner Daten zu diesem Zweck einverstanden ist.

Tipp: Lassen Sie sich die Zustimmung in jedem Fall schriftlich bestätigen.

Muster für Absagen auf Bewerbungen

Absage nach der Bewerbung

Betreff: Bewerbung für die Position [Positionstitel] bei [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers],

wir möchten uns herzlich bei Ihnen für Ihre Bewerbung für die Position [Positionstitel] bei [Unternehmensname] bedanken. Wir haben Ihre Unterlagen mit großem Interesse geprüft und schätzen die Zeit und Mühe, die Sie investiert haben, um sich bei uns zu bewerben.

Nach sorgfältiger Überprüfung Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen sind wir jedoch zu dem Schluss gekommen, dass Ihr Profil nicht mit unseren derzeitigen Anforderungen übereinstimmt.

Bitte lassen Sie sich von dieser Entscheidung nicht entmutigen. Ihre Bewerbung hat uns sehr beeindruckt, und wir möchten Sie ermutigen, sich auch weiterhin für berufliche Möglichkeiten zu bewerben, die Ihrem Profil und Ihren Interessen entsprechen. Wir sind davon überzeugt, dass Sie mit Ihren Fähigkeiten und Ihrem Engagement in Zukunft erfolgreich sein werden.

Wir bedanken uns nochmals herzlich für Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei [Unternehmensname] und wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name] [Ihre Position] [Unternehmensname]

Absage nach einem Vorstellungsgespräch

Betreff: Feedback und Dank nach Ihrem Vorstellungsgespräch bei [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers],

zunächst einmal möchte ich Ihnen persönlich für das Kennenlernen während des Vorstellungsgesprächs für die Position [Positionstitel] bei uns danken. Es war uns eine Freude, Sie kennenzulernen und mehr über Sie zu erfahren.

Wir haben Ihre Bewerbung und das Gespräch intern analysiert und sind nach eingehender Überprüfung aller Bewerber zu dem Schluss gekommen, dass wir den Bewerbungsprozess mit anderen Kandidaten fortsetzen werden, die noch besser zu den aktuellen Anforderungen der Position passen.

Bitte nehmen Sie diese Entscheidung nicht persönlich. Ihre Bewerbung und Ihr Vorstellungsgespräch haben uns wirklich beeindruckt, und wir möchten Ihnen dafür aufrichtig danken. Ihre Professionalität und Ihr Engagement sind lobenswert, und wir sind sicher, dass Sie in Zukunft viele erfolgreiche Möglichkeiten finden werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem weiteren beruflichen Weg. Sollten Sie Fragen haben oder weiteres Feedback wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name] [Ihre Position] [Unternehmensname]

Richtig Absagen für positives Employer Branding

Eine wertschätzende und professionelle Absagen auf Bewerbungen ist entscheidend für die Schaffung einer positiven Erfahrung für Bewerber und die Wahrung Ihres Ansehens.

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